¿Cómo hacer un brief para Diseño UX?
La última tarea para que puedas avanzar con un proyecto de Diseño de Experiencia de Usuarios, es la presentación y aprobación de tu propuesta comercial. Es un proceso complejo que te ayudaremos a resolver en este artículo.
Uno de los problemas más recurrentes en los proyectos de Diseño de Experiencia de Usuarios (UX) es pensar primero en las soluciones en vez de abordar los problemas que tienen los usuarios finales. En estos casos, el brief es una herramienta estratégica que te ayudará a enfrentar un nuevo proyecto, determinar las problemáticas y crear una buena estrategia.
El brief es un resumen escrito que elabora el cliente —por supuesto puedes guiarlo— y que debe contener y explicar con claridad los siguientes aspectos:
Estrategia que sustenta y condiciona el proyecto
Objetivos
Metas
Plazos de implementación
Equipo de trabajo
Presupuesto asignado
Con esta guía o herramienta podrás determinar los límites de tu trabajo y lograrás recopilar la información necesaria para elaborar una propuesta comercial.
El proceso de creación del brief, llamado briefing, puede tener hasta tres etapas:
1- Brief
2- Contrabrief
3- Debrief
1- El brief
Para comenzar, puede ser muy valioso considerar en la primera página del brief qué áreas de interés trabajas y qué soluciones puedes entregar. Eso comenzará a orientar las respuestas.
Luego, se resuelven los aspectos que se detallan a continuación:
1.1- Ejecutivos y jefe de proyecto
El primer paso para crear tu brief UX es identificar los roles, funciones, responsabilidades y cargos de los ejecutivos que encargan el trabajo. Es fundamental designar un jefe de proyecto que represente al cliente, que pueda convocar a sus pares, organizar la agenda, clarificar dudas y comunicarte las decisiones a lo largo del desarrollo.
Como empresa o diseñador UX, tu también deberás designar un jefe de proyecto. Tu deber y el de tu equipo UX es formar e involucrar en todos los aspectos al jefe de proyecto del cliente, ya que es el canal de comunicación entre ambas empresas y quien se encargará de los aspectos administrativos y contractuales que facilitarán la relación.
La lista de los stakeholders debería contener: nombre, cargo, función, email, teléfonos y un pequeño perfil (formación, etcétera).
1.2- ¿Cuáles son los problemas a resolver?
El documento deberá permitir, desde un comienzo, que los ejecutivos comprendan tu tarea, que es la de diseñar bajo metodologías centradas en los usuarios.
Tu función es allanar el camino, conducir el proyecto y ser capaz de soñar un destino posible para el cliente, teniendo siempre en cuenta que diseñar la experiencia de los usuarios es hablar de negocios, no de diseño o ingeniería.
Tal y como dice Morville, diseñar la experiencia de los usuarios “es la cola que mueve al perro”.
Es muy probable, entonces, que tus preguntas, al remitirte a los problemas por resolver, provoquen oscilaciones en toda la organización ya que:
Diseñar UX, es muchas veces diseñar el cambio.
1.3- ¿Qué conocen de sus clientes y prospectos?
Qué sabe el cliente, qué ha investigado, cuáles son los supuestos, las tendencias y cómo están respaldadas.
Normalmente las empresas se apoyan mucho en estudios de mercado, trabajos de resultados muy generalistas, fundamentalmente cuantitativos, que no son de gran ayuda.
Tus preguntas, en este aspecto, tenderán a ser sobre evaluaciones de usabilidad, estudios etnográficos, walk-through, benchmarks o entrevistas guiadas que apunten a dar información cualitativa.
1.4- ¿Por qué desea hacer este proyecto?
Puede ser de ayuda consultar por los deseos y motivaciones de la empresa. Verás que algunas novedades interesantes saldrán de estas respuestas.
Recuerda que el cliente estará midiendo también las capacidades que tienes de entender y traducir los problemas de los usuarios. Por lo mismo, con esta pregunta estás provocando e invitando a la conversación, al diálogo entre los ejecutivos participantes del proyecto.
1.5- ¿Cuáles son los activos y herramientas que existen para el proyecto?
Todo proyecto de Diseño UX gira en torno al contenido. Diseñamos estructuras racionales de interacción combinadas con la emoción de las interfaces, principalmente para que el contenido fluya. En este aspecto vale la pena preguntar:
¿Existe contenido? (textos, imágenes, videos, audio)
¿Dónde?
¿En qué estado está?
¿Está editado para medios digitales?
¿Quiénes lo mantienen?
¿Con qué herramienta o metodología? (CMS)
El área de tecnología (TI) es otro factor estratégico en los proyectos digitales. No importa si estás trabajando una simple web, un espacio transaccional o una aplicación; al diseñar software deberás coincidir con esta área para que tu proyecto vea la luz tal y como lo diseñaste. Entonces considerar los activos de TI (humanos y plataformas) y convocarlos desde un comienzo, es crítico para el éxito del futuro trabajo.
1.6- Objetivos y metas
¿Cuáles son los objetivos del proyecto? ¿Cuáles son sus metas?
Pueden darse casos donde se cumplan las metas ("terminar el proyecto a tiempo") pero no se cumplan los objetivos (“vender a través de nuestra web"). Por eso mismo, determinar objetivos y metas es crítico para el buen desempeño del desarrollo.
Los objetivos del proyecto deben estar relacionados con los estudios, condiciones y realidad presupuestaria de la compañía.
Se suele pedir demasiado a un simple sitio web, cosas como “queremos ser el Apple de”. Escribir objetivos claros y realistas es parte de un buen brief que permite a los ejecutivos encontrarse con su propia realidad en términos de presupuesto, recursos humanos y tecnología.
Las metas son más simples, pero son fundamentales para demostrar avances y dar paso al debrief. Dichas metas deben ser, nuevamente, realistas y acordes a lo que la empresa es, quiere y puede llegar ser.
Las metas son, al final, la manifestación concreta del trabajo ejecutado.
1.7- ¿Cuál es el presupuesto para el proyecto?
Esta pregunta es estratégica y de no querer ser respondida sugerimos no involucrarse en el proyecto. Los desarrollos que se aprueban por precio, no por propuesta de calidad o por cumplimiento de objetivos y metas, no suelen llegar a buen puerto.
El problema radica en que las empresas están acostumbradas a “cotizar” y en Diseño UX no hay listas de precios. Hay tarifas de mercado que suelen estar muy distorsionados por el miedo de los convocados a no tener trabajo, y las veces que en AyerViernes hemos estado en esa situación, hemos salido perdiendo ya que suelen priorizarse factores económicos por sobre nuestras competencias y capacidad de agregar valor.
Diseñar la experiencia de los usuarios no es barato ni rápido. Es una visión estratégica de negocios, de manera que evitar el tema presupuesto puede ser un gran error.
1.8- Tiempos
Es fundamental conocer los tiempos de entrega que espera el cliente. Lo normal es que, al hablar de tiempos, se consideren sólo los de desarrollo y no se especulen los tiempos de respuestas y aprobaciones.
Un diagrama de Gantt, por ejemplo, permite acercarse a los deseos del cliente. Tratar de llevar este diagrama adelante es necesario para enfrentar la realidad sobre cuánto tarda el desarrollo y sincerar así las metas y objetivos.
1.9- Notas e ideas
Por último, es importante dejar que los clientes se explayen en sus ideas sobre el proyecto, qué piensan, qué están viendo, etc. Es un buen antecedente para saber cuáles son los niveles de involucramiento en esta disciplina y qué tanto aprecian la experiencia de sus clientes y/o usuarios.
2- Contrabrief
El contrabrief se realiza inmediatamente después de la recepción del brief, y se trabaja sobre las preguntas y dudas que deja el documento. Es un proceso rápido y claro, que permitirá ajustar la propuesta y demostrarle al cliente que ya estás trabajando en entender su proyecto.
Es un buen momento, además, para saber si estás o no en condiciones de participar en el desarrollo.
El contrabrief permite, entonces, introducir las respuestas del cliente al brief con el que finalmente prepararás una propuesta comercial.
3- Debrief
El último proceso que puede tener el briefing es el debrief, que se basa en un mecanismo de revisión del cumplimento de las metas del proyecto. Es como un check list que revisarás en conjunto con el cliente, donde podrás demostrar lo realizado, lo pendiente, y justificar otros detalles del desarrollo. En otras palabras, permitirá entender cuantitativamente el avance del proyecto y la finalización del mismo.
Ya estás listo para preparar un buen brief UX
Ya sabes, un buen brief te permitirá determinar cómo comenzar, desarrollar y darle cierre a un proyecto digital, y entender y dejar en claro junto al cliente los objetivos y metas del proyecto.
Recuerda que si te interesa profundizar sobre este u otros aspectos importantes de User Experience Design, en el Nivel 2 y 3 del Programa UX-PM ampliamos con gran detalle y hacemos ejercicios sobre esta importantísima etapa en el desarrollo de diseño de experiencias.
Esperamos que este desarrollo te haya sido de ayuda. ¡Muchos éxitos con tu futuro brief!